Protocolo de organización para Eventos.

El protocolo es un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes. Generalmente el protocolo más estricto se aplica a actos de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del Estado y las Comunidades Autónomas. En cambio, existe un código reglamentario que sirve para regular cualquier tipo de evento social, empresarial, deportivo.

Obviamente ningún evento, es igual a otro, por eso este articulo debe leerse a modo de guía indicativa para todos los casos, no como una guía específica. La información que compartimos debe ser útil según las necesidades propias del evento que ustedes piensen organizar. No es lo mismo organizar una boda por ejemplo a una entrega de premios en el que interviene un representante político local son dos conceptos diferentes que tienen algunos matices en común para el protocolo de servicio y la gestión de la restauración. 

Una cosa está clara todo acto debe regirse por unas reglas de protocolo para eventos básicas. Aunque la tipología del evento marcará en gran medida el protocolo a seguir, existen una serie de consideraciones que son comunes a todo tipo de actos. Te desvelamos los principales detalles para que seas el anfitrión perfecto. 

¿Cómo saber qué tipo de acto estamos organizando?

Debemos aclarar, que existe bastante controversia en la determinación de los tipos de actos. Ya que por muchas de sus características pueden dar lugar a confusión o catalogarlos en un apartado no demasiado acertado. Por ejemplo, cuando un acto tiene lugar ante un número indeterminado de personas, lo organice quien lo organice, ha de ser considerado como un acto público.

Luego se puede "catalogar", el acto en función del contenido del mismo. Pudiendo ser de carácter cultural, social, sindical, etc. Pudiendo dar lugar un acto complejo, compuesto de varios tipos de "mini-actos" en el desarrollo principal del evento general. Pero de manera simple siempre diferenciamos los actos o eventos en dos tipos:

Los Actos Oficiales:

De una forma simple se los definimos como aquellos actos en los que intervienen autoridades civiles o militares. En muchas ocasiones, los actos oficiales no son "puros" ya que se pueden entremezclar con una serie de actos privados.

En este tipo de actos, lo mejor es acudir al protocolo oficial aquel conjunto de reglas que se presentan por voluntad jurídica. La mejor manera de organizarlos es dejar que el Servicio de Protocolo del Estado se encargue de todos los formalismos oficiales del mismo, ya que están más acostumbrados que cualquiera de nosotros.

Actos Privados

Los de carácter no oficial organizados por la Iglesia, las Asociaciones tanto de interés general como de interés privado, las empresas y las organizadas por una persona o una familia con motivos diversos bodas, cursos, seminarios y eventos particulares, etc.

En estos casos, deberemos aplicar reglas del protocolo social, e incluso hacer uso de las reglas convencionales que rigen la convivencia humana y no están determinadas por ley, sino que es propia la decisión de vincularse a ellas, siendo menos estricto que el acto oficial.

Cuando en actos privados, asisten personalidades políticas, civiles, eclesiásticas o militares debemos tener ciertas consideraciones del llamado protocolo oficial, y siempre mantendremos los tratamientos debidos a su cargo o categoría.

Tal y como ocurre con los actos oficiales, puede darse una mezcla de actos en un mismo evento, por lo que no podemos hablar, en muchos casos, de actos de un solo carácter oficiales, públicos, privados.

Esquema básico a seguir para la organización de un acto o evento:

Para comenzar hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases: 

• la organización previa al acto.
• el evento en sí mismo. 
• el post-evento.

Cada una de estas partes tendrá sus propias particularidades que especificamos a continuación.

Protocolo previo a la organización de un evento.

La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el protocolo. En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle al esquema de organización previa de un acto o evento que detallamos a continuación:

Información sobre los invitados. 

Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo de invitación que se debe formular. En eventos íntimos en el que la afluencia de gente es inferior a 20 personas las invitaciones se pueden realizar por vía telefónica una semana antes del acto. En los eventos en los que se exceda dicha cantidad se deberá enviar invitaciones impresas con varias semanas de adelanto. Como norma general prestaremos atención a los siguientes puntos:

• Listado con detalles del número de invitados rango y categoría de los mismos.
• Horario: debemos conocer la hora prevista de llegada y por qué medio de transporte llegan.
•  Número de vehículos previsto si tenemos servicio de parking y aparcacoches.
• Entrega de premios de algún tipo debemos conocer quién es la persona premiada y por qué se le premia.
• En el momento de organizar el evento debemos estar atentos con las preferencias gastronómicas por razones de cultura o religión.

Recepción. Donde se recibe a los invitados:

El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir. Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientras que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. 

En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido. tanto si se trata de una Recepción en un sitio abierto o exterior o una Recepción en un establecimiento cubierto cerrado debemos prestar atención a los siguientes puntos.

• Lugar donde se va a recibir a los invitados.
• Quien va a recibir a los invitados.
• Sala donde pasan o esperan los invitados.
• Aparcamiento de vehículos.
• Ubicación de la prensa y otros medios de comunicación si la hubiera.
• Colocación de Banderas exteriores, y otros detalles oficiales.
• Personal de seguridad, escoltas, etc.
• decoración (alfombras, plantas, etc).

Programa del evento:

Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una.  en el supuesto caso que tengamos varios ponentes es importante seguir al detalle el timing para que se cumplan los tiempos. También es conveniente que la duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se evitan conflictos. Por último, es aconsejable que las intervenciones no excedan la hora de duración porque si no se perderá la atención del público.

Infraestructura: 

Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo. No tener planificadas estas cuestiones sería un problema el día del evento y se considera una falta de respeto de cara a los asistentes. Sistemas de audio y video, atriles y tarimas y demás material informativo, Todo deberá estar listo para su uso días antes del acto.

Celebración del Acto. Desarrollo del evento, en sus distintas fases.

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo estos detalles:

Papel del anfitrión: 

El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria básica debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida a la finalización.

Las comidas: 

En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo. Estableciendo los planos de mesa y las minutas correspondientes, así como las tarjetas identificativas. La distribución de los invitados se realizará en función de rango, cargo, parentesco. Otros puntos a tener en cuenta son:

• Horarios previstos a seguir de los aperitivos, comida, postres, tiempo para el café, etc).
• Tipo de Mesas y su Distribución.
• Tipo de Menú.
• Entrega de premios.
• Celebración de Baile o Show posterior a la comida.
• Preparación de barras en el caso que los invitados puedan tomar bebidas después de la cena
• Ubicación de escoltas y personal de seguridad.
• Ubicación de la prensa y otros medios de comunicación.

Finalización del Acto. Fin del evento.

Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento tendremos en cuenta lo siguiente:

• Hora de finalización del acto y lugar de salida del mismo.
• Despedida de los invitados.
• Orden de salida de invitados.
•  Salida de los Vehículos.
•  Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.
• enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos.
• Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.

Para terminar en todos los casos, hay que tener en cuenta, las normas básicas, tanto de protocolo oficial como el protocolo social, basado en costumbres y tradiciones.

Aunque podemos ver en muchos de los actos una tendencia a la carencia de establecer normas o pautas de comportamiento general, dejando un poco al libre albedrío de cada persona, no olvidemos nunca, una mínima educación y respeto, para evitar situaciones incómodas.